Попит на електронний документообіг в Україні не вщухає, а в останній час росте дедалі більше, адже багато бізнесів зараз працюють у віддаленому режимі чи то просто мають розподілену — інколи навіть по різних країнах — команду.
Розповідаємо, як це працює, які системи для ЕДО використовують українські підприємства від ФОП до ТОВ, а також розглядаємо переваги й недоліки електронного документообігу.
Як працює електронний документообіг
Завдяки системам ЕДО усю первинну документацію компанії можна перевести в електронний вигляд.
Замість підпису керівника чи бухгалтера використовують кваліфікований електронний підпис (КЕП), а пересилання документів відбувається миттєво: щойно хтось надішле вам акт виповнених робіт, як він зʼявиться у вашому особистому кабінеті.
Для роботи з ЕДО потрібно тільки мати більш-менш стабільний доступ до інтернету та отримати КЕП чи електронний цифровий підпис (ЕЦП). Гарні новини: якщо ви надсилаєте звіти до податкової в електронному вигляді, швидше за все, він у вас уже є.
Переваги й недоліки електронного документообігу
Серед переваг переходу на електронний документообіг слід зазначити очевидне: це економить час, гроші та надає змогу підприємствам вести документацію з будь-якої точки світу, що особливо актуально саме зараз.
З менш очевидного, ЕДО допомагає уникати дублювання документів, полегшує спільну роботу над ними та знижує ризики знищення важливої документації.
А от із недоліків варто назвати, мабуть, лише один: якщо ваші контрагенти відмовляються користуватися системами електронного документообігу, вам усе одно доведеться надіслати документи з курʼєром.
Системи електронного документообігу (СЕД)
Авжеж, і на цьому ринку існує конкуренція. Найбільш розповсюдженими СЕД в Україні є:
- Вчасно;
- M.E.Doc;
- Document.Online;
- FossDoc та інші.
Майже всі з перелічених сервісів мають подібні функції, а саме відправка та отримання документів від контрагентів, можливість надіслати звітність для податкової, доступ до документації з будь-якої точки світу 24/7 та можливість інтегруватися із системами бухгалтерського обліку.
Для вибору СЕД для впровадження на вашому підприємству, зрештою, вирішальне значення матиме тільки те, яку систему вже використовують більшість ваших контрагентів. Наприклад, переважна більшість платників ПДВ вже мають встановлений M.E.Doc.
А якщо ваші контрагенти здебільшого ще не користуються ЕДО, то ліпше за все вибирати систему із простою реєстрацією, як от, наприклад, Вчасно.
Електронний документообіг в Моноліт
Ми надаємо в оренду юридичні адреси по всій Україні з усіма документами для підтвердження юр. адреси в податковій. Задля вашої зручності ми можемо надіслати договір оренди юридичної адреси, акти виконаних робіт та іншу супровідну документацію через сервіс електронного документообігу Вчасно.
Звертайтеся до нас, якщо ви хочете орендувати юридичну адресу: оберіть приміщення з каталогу або зателефонуйте нам, ми будемо раді допомогти!
- Як закрити ФОП через «Дію»: покрокова інструкція - 09.10.2025
- Що таке КВЕД і як правильно обрати відповідний - 02.10.2025
- Які податки платить ТОВ в Україні - 25.09.2025